Office Manager / Junior–Mid

Hledáme člověka, díky kterému bude firma fungovat hladce

Milá budoucí kolegyně, milý budoucí kolego,

ještě se neznáme, a přesto bychom Ti rádi poděkovali.

Poděkovali za práci, kterou možná brzy budeš dělat pro naši firmu. Za práci, která často není na první pohled vidět, ale bez které by se věci začaly velmi rychle zasekávat.

Každá firma má lidi, kteří jsou hodně vidět. Obchodníky, konzultanty, specialisty, manažery. A pak má lidi, kteří vytvářejí prostředí, ve kterém mohou být všichni ostatní dobří ve své práci.

Právě takového člověka teď hledáme.

Ne někoho, kdo jen „sedí na recepci“. Ne někoho, kdo mechanicky vyřizuje administrativu. Hledáme člověka, který má rád pořádek ve věcech, systémech i informacích. Člověka, který dokáže převzít odpovědnost, dotahovat věci do konce a všimnout si detailů, které ostatním často utečou.

Tvoje mise
Budeš člověk, díky kterému bude kancelář fungovat, tým bude mít potřebné zázemí a každodenní provoz firmy nebude stát na náhodě.

Budeš mít přehled o dokumentech, smlouvách, vybavení, návštěvách, poště, dodavatelích, fakturách i drobných úkolech, které dohromady tvoří funkční firmu.

A hlavně: budeš člověk, na kterého se můžeme spolehnout, když je potřeba něco zařídit, zorganizovat, pohlídat nebo jednoduše dotáhnout.

Sedne nám to, pokud…
Máš za sebou ideálně 1–3 roky zkušeností v administrativě, office managementu, recepci, asistentské roli nebo provozní podpoře týmu.

Máš ráda / rád řád, přehled a čistě nastavené procesy.

Umíš si zorganizovat vlastní práci a nepotřebuješ ke každému kroku detailní zadání.

Nedělá Ti problém komunikovat s kolegy, návštěvami, dodavateli ani správou budovy.

Dokážeš řešit více menších věcí najednou, aniž bys ztratila / ztratil přehled o tom podstatném.

Bereš odpovědnost vážně a máš dobrý pocit, když za Tebou zůstává viditelný výsledek.

Co bude součástí Tvé práce
Každodenní chod kanceláře
Budeš se starat o to, aby kancelář byla příjemným a funkčním místem pro práci. To znamená objednávání kancelářských potřeb, občerstvení a drobného vybavení, péči o kuchyňku, zasedací místnosti a společné prostory i komunikaci se správou budovy, úklidovou firmou a dalšími dodavateli.

Administrativa a organizace
Čeká Tě správa firemních dokumentů a smluv, vedení interních seznamů a evidencí, archivace dokumentů v elektronické i fyzické podobě a práce s firemními kontakty.

Firemní majetek a vybavení
Budeš mít přehled o noteboocích, telefonech a dalším firemním vybavení. Pomůžeš s koordinací nákupů, oprav techniky, přístupových karet, klíčů a dalších provozních věcí.

Recepce a péče o návštěvy
Budeš vítat hosty, připravovat zasedací místnosti, zajišťovat občerstvení na schůzky a pečovat o to, aby naše kancelář působila reprezentativně a příjemně.

Pošta a provozní agenda
Součástí práce bude zpracování příchozí a odchozí pošty, odesílání a přebírání zásilek, objednávání kurýrů a zajištění drobných provozních pochůzek.

Podpora týmu
Pomůžeš s evidencí docházky, organizací nástupu nových kolegů, správou narozenin a podporou firemních akcí, workshopů, teambuildingů a dalších interních aktivit.

Podpora financí a vedení
Budeš připravovat a kompletovat podklady pro účetní firmu, evidovat přijaté faktury a poskytovat administrativní podporu vedení společnosti.

Co za to dostaneš
Smysluplnou roli, která má reálný dopad na fungování celé firmy.

Prostor růst společně s námi a postupně si rozšiřovat kompetence i odpovědnost.

Práci pro člověka, který nechce jen „plnit úkoly“, ale chce mít svěřenou oblast a starat se o ni dobře.

Přátelské prostředí, férovou komunikaci a tým, který si váží lidí, díky kterým věci fungují.

Jdeš do toho?
Nepotřebujeme dlouhý motivační dopis. Stačí nám Tvé CV nebo LinkedIn a pár vět o tom, proč Tě baví organizace, pořádek a péče o zázemí firmy.

Možná hledáme právě Tebe.

Tým Studio89 Mediaworks s.r.o.